Nadat de manager van de afdeling orderverwerking van een productiebedrijf haar managementtaken neergelegd had, is DIMIO gevraagd deze functie op tijdelijke basis in te vullen. In deze periode is vanuit observatie tegen een aantal knelpunten aangelopen. De voornaamste knelpunten waren de matige voortgang van het werk en de hoge werkdruk. Dit heeft geleid tot een intensief verbetertraject, bestaande uit meerdere projecten.

De orderverwerkingsafdeling
Het productiebedrijf ontwikkelt en produceert systemen en technologieën voor alle onderdelen van een textieldrukproces. Dit productiebedrijf is gespecialiseerd in de productie en levering van industriële verbruiksgoederen: sjablonen, lakken en chemicaliën. De orderverwerkingsafdeling verzorgt, nadat de order in het ERP-systeem is ingevoerd, de gehele administratieve verwerking van de order. Dit houdt onder andere in het vrijgeven van de order voor expeditie, het regelen van transport, het maken van de benodigde vervoersdocumenten en het opstellen van de factuur.

Projectactiviteiten
Gedurende het verbetertraject zijn drie fases doorlopen: het opzetten van een basis, het organiseren van de basis en het aanbrengen van verbeteringen. Hierbij heeft het verbetertraject zich gericht op de volgende gebieden: proces, beheersing, informatie en organisatie.

Proces:
Er is begonnen met het herontwerpen van enkele processen. Deze processen waren inefficiënt, een order “hopte” van de ene afdeling naar de andere. Dit leidde tot lange doorlooptijden en tot het volledig ontbreken van het overzicht over de orderstroom.

Beheersing:
Voor de beheersing van de hoofdstroom van activiteiten van de orderverwerkingsafdeling is een besturingssysteem ontwikkeld, het zogenaamde verkeerslichtmodel. Het stuurcriterium dat gehanteerd is, is dat de bottleneck de capaciteit van het proces bepaalt. De kleuren van het licht geven de resterende hoeveelheid beschikbare ruimte voor het verwerken van orders bij de orderverwerkingsafdeling weer. De volgende activiteiten zijn uitgevoerd:

• Indelen activiteiten
• Uitvoeren tijdstudie en vaststellen bottleneck
• Otwikkelen basisprincipe model
• Ontwerpen model in het ERP-systeem
• Ontwikkelen en inrichten capaciteitsplanning
• Ontwikkelen en inrichten voortgangscontrole
• Opzetten van een overzichtelijk systeem voor werkuitgifte
• Training

Hiernaast is een aantal spelregels opgesteld en geïmplementeerd voor de aanlevering van orders aan de orderverwerkingsafdeling. Orders werden vaak te laat en met veel fouten aangeleverd. Hierdoor was het onmogelijk de orders op tijd te verwerken. Tevens moest daardoor veel extra werk gedaan worden.

Informatie.
Voor het meten van de prestaties is een aantal prestatie-indicatoren gedefinieerd.

Organisatie.
De kwaliteit van de personele bezetting was onvoldoende voor de eisen van het proces en de beheersing ervan. Vandaar dat een personeelsplan opgesteld en geïmplementeerd is. Hierin zijn de volgende activiteiten opgenomen:

• Creëren flexibiliteit door kennis overdracht
• Berekenen benodigd aantal FTE’s
• Aantrekken nieuwe medewerkers
• Opstellen nieuw functieprofiel
• Opstellen opleidingsplan
• Verplaatsen oneigenlijke activiteiten

De combinatie van een gedetacheerde logistieke specialist en het uitvoeren van verbeterprojecten heeft geleid tot een significante verbetering van de voortgang van het werk en een afname van het ziekteverzuim op de orderverwerkingsafdeling met 85%.

Er wordt weer met veel plezier gewerkt.